采购与支出管理技术的新浪潮

位于芝加哥的制造商JBT，其采购部门发出的采购订单中，高达半数在收货前需要变更。采购人员不得不逐行核对电子表格中的数千行数据，以更新数量或其他参数，并通过电话、传真或电子邮件向供应商发送新信息。

为应对这一繁琐流程，供应链绩效经理Terri Decker采用了一款工具，该工具能与供应商实时沟通订单变更，并确认供应商已获悉修订后的订单。

“如果没有更多变更，我们只需等待产品入库。”她表示。

这款名为SourceDay的工具，属于新兴采购技术浪潮中的供应链协作产品，企业正借助此类技术管理支出。SourceDay首席执行官Tom Kieley表示，在COVID-19停工期间，通过自动化采购订单管理，一位客户节省了3500万美元的收入损失。

新冠疫情同时凸显了供应链风险管理的必要性，进而催生了对技术和可视性的需求。Dun & Bradstreet发现，有500万家企业（包括财富1000强中的938家）在中国武汉地区拥有二级供应商，而武汉正是COVID-19首次出现的地方。

“了解供应商的供应商至关重要，但目前构建一个可通过自动化追踪的数据库仍是一个高度人工的过程。”CAPS Research执行董事Bryan Fuller指出。

技术将变得更智能

采购技术正沿着从自动化到智能化的轨迹发展。

历史上，采购流程以纸质文件为基础，依赖询价单和采购订单，需要人工输入、审核和签名。过去约15年间，企业逐步采用采购技术实现流程自动化，以降低行政成本并迈入数字时代。

如今，将事务性流程交由机器人流程自动化（RPA）处理已十分普遍。机器人并非取代人类，而是通过软件自动化重复性、事务性的任务，例如支付供应商发票或根据产品发货量等触发条件补充库存。

当重复性任务实现自动化后，采购人员得以专注于高影响力的决策，而非管理采购订单。

“自动化将我们的采购员解放出来，去从事其他有助于改善供应链的工作。”Decker说。

Fuller表示，下一步是利用规范性分析来理解合同和支出，并提出建议。

再往后，技术将变得更加智能。

“人工智能或预测分析即将到来，它们能根据所学信号（如天气或消费模式）告诉您订购什么以及何时订购，并能完全自主执行订单。”Fuller说。

对某些企业而言，未来已至。马士基数字采购主管Jacob Gorm Larsen已主持超过10,000场电子拍卖，这是一种在线反向拍卖，买方发布需求，供应商竞标以赢得合同。该流程使买方免于逐一询价，并有助于确定最佳市场价格。

拍卖可包含绩效要求，因此不仅关注价格。部分拍卖使用RPA在无需买方输入的情况下邀请供应商参与。

“这是一个完全自动化的谈判过程，”Larsen说，他著有《采购电子拍卖实用指南》一书。“这是市场驱动的谈判，我相信大多数采购品类都可以通过拍卖成功进行。”Larsen表示。

马士基还开发了机器学习工具，可自动阅读和解读超过15,000家供应商的合同。“我们可以搜索具有特定条款的合同，并确定我们对该条款的合规程度，而无需逐份阅读合同。”Larsen说。

数据进，数据出

采购部门在推进技术之前，必须先夯实基础。这是经典的“垃圾进，垃圾出”问题。即使企业使用了ERP，数据管理系统也可能尚未准备好支持技术驱动的采购。

“如果支出数据未组织好，就无法进行支出分析；如果合同未组织好，就无法转向区块链。”Fuller说。

当今工具要求按类型对数据进行结构化，以便软件理解。Gartner高级总监分析师Patrick Connaughton预测，现有的支出分析软件将被利用非结构化数据生成洞察的工具所取代。这样，智能分析工具可以使用任何格式的数据进行战略指导和支出分析。

战略寻源和采购到付款套件等工具，未来可能转变为更全面的解决方案，纳入来自第三方的企业社会责任和供应商多样性数据。

为支持这一转变，Connaughton倡导开放API生态系统，使软件能在后台通信，让采购人员在单一系统中获得所需的所有信息。

“这将成为所有核心交易数据的平台。”他在最近一次网络研讨会上表示。

采购领导者面临的选择是：使用来自不同供应商的各种同类最佳解决方案，或寻找一个全能选项。对于同类最佳方案，意味着供应商信息分散在众多数据库和程序中。

此外，还需考虑外部因素——如市场情报、关税、劳工问题及疫情的影响。目前，构建与供应商关系的整体视图仍很困难，Fuller说。

采购的新面貌

未来，企业采购将更像亚马逊和其他消费渠道。用户可能与自动化聊天机器人互动，以确定所需产品并下订单。对于某些产品，类似亚马逊的目录将允许用户向经批准的供应商下单。

“用户可以了解价格点和交货日期，并迅速做出决定，这种期望已渗透到B2B世界，人们希望获得同样的体验。”采购自动化平台Corcentric的总裁兼首席运营官Matt Clark表示。

采购组织正在寻找数据分析专业人员来管理海量数据。马士基集团的Larsen已在其采购团队中增加了数据科学家，并将聘请一名应用数学博士生进行为期三年的合作。

“十年前，数据科学家不是我们在采购中寻找的角色。但你必须具备这些技能，才能实现数字化带来的机遇潜力。”他说。

从一小步开始数字化之旅

企业采用何种智能技术，将取决于采购团队希望解决的具体问题。

“他们正在询问如何利用这些技术来解决特定结果。”Jaggaer首席执行官Jim Bureau说。

最好从小型数字化项目开始，例如在应付账款中采用RPA或为库存管理添加预测分析，而不是一次性改造整个采购部门。

“您不必一次性到位，一步节省的资金可以资助转型的下一步。”Clark说。

推动文化变革以拥抱技术可能是最大的挑战。成功的企业将其视为一种新的业务方式，而非在现有实践上叠加技术。

“许多采购职能错误地将数字化视为一个项目，但它并非一蹴而就。”Larsen说。“数字是一种生活方式，而不是节食。”